その際に、説明する側と説明される側が同じ場所を見てないといけないわけですが、人によっては自分の目線で説明しだし、相手は今どこを説明しているかわからず、キョロキョロしているといつの間にか説明が終わっていくわけです。
説明する側は、大抵は自分で作成した資料なので、頭の中に資料のどこに何が書いているかわかるので、それが分かっているのが当然な脳になって、相手が何が分からないか分からないわけです。だから、自分勝手に説明がすすんでいくわけです。説明し終わって、相手が「話が早すぎてわからない」と言われれば、そういうことです。
一つ目の課題として、自分の目線と相手の目線をいかに一致させることができるかがあげられます。（実は、この目線を合わせることができれば、ほとんどこの資料のみで行うプレゼンはマスターしたと言っていいでしょう。）
（１）目線の一致
①相手にどこを説明しているか必ず説明する
当たり前なんですが、一番早いのはどのページのどの部分を説明しているか説明することは重要です。なーんだと思われる方が大半だと思いますが、大概の人は忘れます。説明するのに必死で、お互いが下を向いているいるので、相手がどこをみているか確認できないため、当然そうなります。
でも、これができないです。最初だけならまだしも、説明が長くなると相手がどこをみているか気にしなくなります。
資料のプレゼンについては、資料に大抵の情報を載せているので説明される側が、目移りするのも当然です。かといって資料もパワポみたいに必要な部分のみを絞って作るのも、紙の無駄だし、会議が終わればポイッと古紙回収行きでしょうか。
②どこを説明しているかが、分かりやすく説明できるようにする
説明する際に、ここだというポイントが分かりやすくするためにはどうすればよいか。
まず、説明したい箇所は番号を振っておく。例えば、
「項目①の(b)を見てください」
と、言われれば話を聞かないような人でも探してしまうのである。この番号がないと、「資料の右上にありますが〜・・・」と言ったりしてしまうと、やはり説明している場所がはっきりしない。
また、説明したい箇所は、コメントを添えておくことも大事である。
以下にここで、重要なポイントをまとめると
・ページ番号をつける
・グラフ、イラストには番号をつける①とか②なんていう単純なものがベスト
→論文なんか書くときは、図ー◯◯、表ー◯◯なんて図と表を分けたりしますが、説明用の資料は①とか②とかの方がいい。説明する時は
「２ページ目の右上にある③の表をご覧ください」とか番号だけでなく、示している図や表を言うと探しだして見つけるまでの時間が合って非常によい。
（２）図について
①色分け
説明したい箇所や、注意してみて欲しい箇所などは色分けしおくとよい。その際に注意しなくてはいけないのは、色の統一感を持たせること。説明する部分は、赤色とし、資料に図などがあれば、それらとも配色は注意した方がいい。
ちなみに私の場合は説明したい箇所は、赤の雲マーク。挿絵にも説明に関わる部分は赤色としている。
それと、２つもしくは３つのパターンを比較した図を掲載している場合があり、それぞれのパターンが全く異なる物であれいいが、あまり違いが分からない場合がある。そういった場合も、違う部分を着色した方がよい。
もちろんであるが、たまぁに色々な色を使っている人もいるが、はやりシンプルさにこだわった方がよい。
②グラフ
製品の説明をする時など、複数のものを説明する際に、例えばこれはこういう実験でこういう値が出ていますとか比較する際に、表で数字だけで表す場合があるが、やはりそれらもグラフで表すのがベストである。
グラフにおいて種類が多く線種や色が多くなる場合は、示すものに直接何の線であるか書き込んでしまう方がよい。
表で表す場合、基準となる物を”１”としたに、他のものがいくらになるか（ ）書きで示しておくと、比較しやすくなる。
（３）テンプレート
打合せの資料のテンプレートを企業独自に作っている場合や、独自にテンプレートを作っておくと、見慣れているお客さんなんかは、まず何の説明をしようとしているか入ってきやすい。どういうことかというと、資料は頭にタイトルをもってきて、どういう問題があるのか、これから何を説明しようとするものなのか、見慣れた資料だと真っ先に視界に入ってくるためである。
参考文献
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